Tietosuojaseloste
Tämä on YES-EU Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen, (EU) 2016/679, mukainen tietosuojaseloste henkilötietojen käsittelystä. Seloste kuvaa, miten YES-EU Oy käsittelee asiakkaidensa, toimittajiensa, yhteistyökumppaneidensa ja muiden sidosryhmiensä yhteyshenkilöiden sekä markkinointikampanjoihin ja arvontoihin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.
YES-EU Oy:n toimiala on sähköbussien, hyötyajoneuvojen ja niiden sähköistämiseen kuuluvien laitteiden maahantuonti, myynti, asennus ja huoltotoiminta.
Laadittu 10.5.2023. Viimeisin muutos 10.9.2026.
1. Rekisterinpitäjä
YES-EU Oy
Osoite: Perintötie 8 C, 01510 Vantaa
Y-Tunnus: 3198522-8
2. Henkilötietojen käsittelyä koskevat yhteydenotot
Yhteydenotot: infosuomi@YES-EU.com
3. Käsittelytarkoitukset ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröityjen henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:
a) Asiakassuhteiden hallinta ja ylläpito
Asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely tarjousten, sopimusten, tilausten, toimitusten ja laskutuksen hoitamiseksi sekä asiakassuhteen ylläpitämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus (art. 6(1)(b)), lakisääteinen velvoite esimerkiksi kirjanpitoon liittyvien tietojen osalta (art. 6(1)(c)) ja oikeutettu etu (art. 6(1)(f)).
b) Toimittaja- ja hankintasuhteiden hallinta
Toimittajien ja alihankkijoiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely hankintatoimen, sopimusten hallinnan ja yhteistyön mahdollistamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimus (art. 6(1)(b)) ja oikeutettu etu (art. 6(1)(f)).
c) Sidosryhmä- ja yhteistyökumppaniyhteydenpito
Sidosryhmien (esim. viranomaiset, rahoittajat, toimialajärjestöt) ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely yhteistyöjärjestelyjen toteuttamiseksi ja yhteydenpitoa varten. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu (art. 6(1)(f)).
d) Suoramarkkinointi, markkinointikampanjat ja arvonnat
Uutiskirjeiden, tuote-esittelyjen, tapahtumakutsujen, markkinointikampanjoiden ja arvontojen toteuttaminen sekä niihin liittyvä yhteydenpito sähköpostitse tai muuta sähköistä kanavaa pitkin. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus (art. 6(1)(a)) tai oikeutettu etu (art. 6(1)(f)). Silloin kun käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tämän kuitenkaan vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Kun käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin. Arvonnan yhteydessä henkilötietoja voidaan käyttää myös voittajien tavoittamiseen ja palkintojen toimittamiseen.
e) Verkkosivujen tekninen toiminta ja tietoturva
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään tietoturvasta huolehtimiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on oikeutettu etu (art. 6(1)(f)). Mikäli verkkosivuilla käytetään analytiikka- tai kolmansien osapuolten evästeitä, pyydetään niihin suostumus erikseen.
4. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Rekisterinpitäjällä on laillinen ja tosiasiallinen oikeutettu etu ylläpitää asiakas-, toimittaja-, sidosryhmä- ja yhteistyökumppanisuhteitaan liiketoimintansa harjoittamiseksi, huolehtia verkkosivujensa teknisestä turvallisuudesta sekä markkinoida palveluitaan. Käsittely on välttämätöntä selosteessa mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi, eikä samoja tavoitteita voida saavuttaa muilla keinoilla. Käsiteltävät tiedot rajoittuvat ammatillisiin yhteystietoihin ja asemaan organisaatiossa. Käsittelyn laajuus on näin ollen hyvin rajattu, eikä käsittely kohdistu erityisiin henkilötietoryhmiin. Käsittelyn vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin ja vapauksiin voidaan pitää vähäisinä tiedon luonne huomioiden. Rekisteröidyllä on kohtuullinen odotus yhteystietojensa käyttämisestä ammatillisessa kontekstissa, ja käsittely ei ylitä sitä, mitä asianomaisessa liike- tai yhteistyösuhteessa voidaan pitää tavanomaisena. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä oikeutetun edun perusteella, minkä lisäksi suoramarkkinointia vastaan voi aina vastustaa ehdoitta. Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon, jolla on merkittäviä oikeusvaikutuksia rekisteröidyille. Profilointiin perustuvan markkinoinnin käyttö ei aiheuta merkittäviä vaikutuksia rekisteröidyille. Kokonaisarvioinnissa rekisterinpitäjän oikeutettu etu ei syrjäydy rekisteröityjen eduilla, oikeuksilla tai vapauksilla.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
- henkilön nimi ja asema organisaatiossa
- yhteystiedot joita rekisteröity itse antaa
- tiedot tilatuista palveluista, tuotteista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakas-, toimittaja- ja sidosryhmäsuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
- evästeiden kautta saatavat tiedot (kuten IP-osoite)
- arvontoihin ja markkinointikampanjoihin liittyvät tiedot, kuten osallistumistieto, osallistujan antamat vastaukset, voittajatieto sekä palkinnon toimittamiseksi tarvittavat yhteystiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Rekisterinpitäjä voi käyttää luotettavia alihankkijoita (esim. IT-palveluntarjoajia ja CRM-järjestelmien tarjoajia) henkilötietojen käsittelyssä. Näiden kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.
8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Tietojärjestelmät suojataan käyttöoikeuksilla, tunnuksilla ja muilla tarkoituksenmukaisilla tietoturvakeinoilla. Henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään ja hävitetään turvallisesti.
Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille työntekijöille ja muille valtuutetuille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Ulkoisten palveluntarjoajien kanssa käytetään tarvittaessa henkilötietojen käsittelyä koskevia sopimuksia.
9. Säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
Sopimukseen liittyviä tietoja säilytetään sopimussuhteen päättymisestä pääasiassa 6 vuotta kirjanpitolain vaatimusten vuoksi.
Sidosryhmä- ja yhteistyöyhteystiedot säilytetään niin kauan kuin yhteistyösuhde on aktiivinen tai tiedot ovat tarpeellisia. Tarpeellisuutta arvioidaan kahden vuoden välein.
Suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja käsitellään enintään kaksi vuotta viimeisestä aktiivisesta yhteydestä tai suostumuksen antamisesta, ellei rekisteröity vastusta suoramarkkinointia tai peruuta suostumustaan tätä ennen.
Verkkosivuevästeiden kautta kerättäviä tietoja käsitellään pääosin istunnon ajan.
Arvontaan osallistuneiden tietoja säilytetään arvonnan toteuttamisen ja palkintojen toimittamisen ajan sekä tämän jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen arvontaan liittyvien velvoitteiden, mahdollisten vaatimusten tai lakisääteisten säilytysvelvoitteiden hoitamiseksi. Mahdollista suoramarkkinointia varten käsiteltävät tiedot säilytetään erikseen suoramarkkinointia koskevan säilytysajan mukaisesti.
10. Rekisteröityjen oikeudet
Sinulla on alla luetellut oikeudet henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Pyydämme tekemään pyynnöt kirjallisesti kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Vastaamme pyyntöön sovellettavan lainsäädännön mukaisessa määräajassa, yleensä kuukauden kuluessa. Tarvittaessa pyynnön esittäjää voidaan pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
- Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään (tarkastusoikeus).
- Oikeus vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista (oikeus tietojen oikaisemiseen).
- Oikeus pyytää tietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), kun käsittelylle ei enää ole perustetta.
- Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa, esim. jos olet kyseenalaistanut tietojen paikkansapitävyyden (oikeus käsittelyn rajoittamiseen).
- Oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä oikeutetun edun perusteella sekä suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeus vastustaa käsittelyä).
- Jos käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa sen milloin tahansa ilman vaikutusta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen (oikeus peruuttaa suostumus).
- Oikeus saada suostumuksen tai sopimuksen perusteella automaattisesti käsitellyt tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun oikeuden edellytykset täyttyvät (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).
Rekisteröidyillä on lisäksi oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo henkilötietojen käsittelyn loukkaavan tämän oikeuksia ja vapauksia. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät täältä: https://tietosuoja.fi/yhteystiedot